Jak wyposażyć biuro na 10 stanowisk i nie przepłacić?

Od czego zacząć — od zadań, nie od sprzętu?

Najczęstszy błąd przy wyposażaniu biura to kupienie dziesięciu identycznych zestawów „na oko". Połowa osób dostaje więcej mocy, niż potrzebuje, a jedna — za mało. Zacznij od prostej listy: kto siedzi przy którym biurku i w jakich programach spędza dzień.

W małej firmie ta lista prawie zawsze układa się w trzy profile. Różnią się nie tyle procesorem, ile ilością pamięci i rodzajem ekranu, na którym ktoś pracuje osiem godzin dziennie.

Laptop czy komputer stacjonarny do biura?

Odpowiedź zależy od jednego pytania: czy ta osoba zabiera komputer z biurka? Jeśli nie — komputer stacjonarny w obudowie SFF albo Mini PC z osobnym monitorem daje więcej komfortu za mniejsze pieniądze. Jeśli tak — laptop biznesowy ze stacją dokującą pracuje jak stacjonarny w biurze i jedzie z pracownikiem do domu.

W praktyce w firmie na dziesięć osób najczęściej wychodzi mieszanka: kilka komputerów SFF dla stanowisk stałych i kilka laptopów do biura dla osób mobilnych. Obie grupy mogą pochodzić od tego samego producenta — i o to chodzi w kolejnym kroku.

Dlaczego jedna seria dla całej floty się opłaca?

Dziesięć komputerów z jednej serii — na przykład Dell OptiPlex, Lenovo ThinkCentre albo HP EliteDesk — to dziesięć urządzeń z tymi samymi zasilaczami, tymi samymi częściami i tym samym sposobem otwierania obudowy. Awaria jednego nie oznacza szukania unikatowej części; zapasowy zasilacz pasuje do każdego.

Standaryzacja opłaca się też po stronie oprogramowania. Jeden obraz systemu z zestawem programów wgrywasz na wszystkie maszyny, a nowa osoba w firmie dostaje stanowisko skonfigurowane tak samo jak reszta zespołu. Dział IT — albo osoba, która robi za dział IT — ma jedną instrukcję zamiast dziesięciu.

Sprzęt poleasingowy sprzyja takiemu podejściu: do naszej oferty trafiają całe floty z korporacji, więc identycznych egzemplarzy tej samej serii jest zwykle pod dostatkiem. Więcej o tym, skąd bierze się ten sprzęt i dlaczego drugie życie floty ma sens także w raportowaniu, przeczytasz w artykule o sprzęcie poleasingowym w raporcie ESG.

Na czym nie oszczędzać?

Na dwóch rzeczach, które decydują o komforcie ośmiu godzin pracy: pamięci i ekranie. Wszystko inne — wygląd obudowy, najnowsza generacja procesora, gadżety — można spokojnie odpuścić.

• 16 GB RAM jako standard. Windows 11, pakiet biurowy, kilkanaście kart przeglądarki i wideorozmowa naraz — 8 GB kończy się przy takim dniu pracy szybko. Dlaczego akurat 16, tłumaczymy w tekście o tym, ile pamięci RAM naprawdę potrzebujesz.
• Porządny monitor. Monitor 24 cale w Full HD to rozsądny punkt wyjścia do dokumentów; przy arkuszach i danych warto rozważyć dwa ekrany. Poleasingowe monitory biznesowe mają regulowane stopki i matryce, na których nie męczy się wzrok — to różnica, którą pracownicy czują po tygodniu.
• Dysk SSD. W konfiguracji przy zakupie wybierasz pojemność dysku pod zadania stanowiska — nie musisz szukać egzemplarza z idealnym zestawem ani niczego dokładać samodzielnie.

Skąd bierze się oszczędność przy sprzęcie poleasingowym?

Z prostego mechanizmu: kupujesz komputer klasy biznesowej sprzed 2–3 lat, którego pierwszy właściciel — korporacja albo bank — zapłacił pełną cenę. Ty dostajesz tę samą konstrukcję, w pełni sprawną technicznie i po diagnostyce, za ułamek tej kwoty. Za budżet nowego sprzętu z najtańszej półki wyposażasz stanowiska w serie, które projektowano pod wieloletnią pracę w biurze.

Przy dziesięciu stanowiskach oszczędność się mnoży, a do tego dochodzi drugi efekt: jedna dostawa, jedna faktura, jedna konfiguracja. Konkretnych kwot nie podajemy w artykule, bo ceny zmieniają się z tygodnia na tydzień — aktualne znajdziesz w kategoriach sklepu albo w wycenie od sprzedawcy.

Jak przebiega zamówienie firmowe?

Nie musisz przychodzić z gotową specyfikacją. Typowe zapytanie brzmi mniej więcej: „potrzebujemy dziesięć laptopów do pracy biurowej, coś nowszego" — i to wystarczy na start. Sprzedawca wycenia sprzęt, przedstawia ofertę i razem z Tobą dogrywa konfigurację: ilość pamięci, dysk, monitory, stacje dokujące.

Jeśli sami wiecie, czego chcecie, działa też droga na skróty: wielu klientów firmowych po prostu przesyła link do konkretnego modelu z naszej strony i prosi o wycenę na dziesięć sztuk. Przy takich zamówieniach ustalamy też formę płatności — faktura VAT z terminem albo przedpłata, w zależności od klienta. Firmy mogą skorzystać z leasingu przez LeaseLink, a osoby prywatne z rat 0% w Santander Consumer Banku.

Sprzęt składamy według uzgodnionej konfiguracji i wysyłamy w jednej dostawie. Laptopy, komputery i monitory poleasingowe mają 12 miesięcy gwarancji z opcją rozszerzenia do 36 miesięcy, a każdy sprzęt obejmuje door-to-door: kurier odbiera urządzenie i odwozi je po naprawie, w okresie gwarancji na koszt ComTrade. Naprawy wykonuje nasz własny serwis na miejscu — przy flocie z jednej serii to zwykle szybka sprawa.

Kiedy zamiast kupować lepiej wynająć?

Gdy stanowiska są potrzebne na określony czas: projekt na kilka miesięcy, szkolenie, sezonowy wzrost zatrudnienia. Wtedy zakup dziesięciu komputerów, które po projekcie będą stały w szafie, mija się z celem — sensowniejszy jest wynajem sprzętu komputerowego. Kiedy dokładnie wynajem wygrywa z zakupem, opisaliśmy w osobnym tekście na blogu.